Zatrudniasz cudzoziemców? Sprawdź legalność ich pobytu i pracy

Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zweryfikowania zarówno legalności jego pobytu w Polsce, jak i prawa do wykonywania pracy. Pracodawca powinien również zadbać o zgodność umowy i rzeczywistych warunków pracy z dokumentami stanowiącymi podstawę zatrudnienia.

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wprowadziła ona m.in. elektroniczną obsługę postępowań, dodatkowe obowiązki pracodawców oraz nowe zasady związane z dokumentowaniem legalności pracy. Dokumentacja przygotowana według wcześniejszych przepisów może więc wymagać ponownego sprawdzenia.

Legalny pobyt i legalna praca

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca powinien sprawdzić:

• czy cudzoziemiec posiada ważny dokument uprawniający go do pobytu w Polsce,
• czy posiadany tytuł pobytowy pozwala na wykonywanie pracy,
• czy cudzoziemiec posiada odpowiednią podstawę wykonywania pracy albo jest zwolniony z obowiązku jej uzyskania.

Pracodawca powinien sporządzić kopię dokumentu pobytowego i przechowywać ją przez cały okres powierzania pracy cudzoziemcowi. Sam fakt legalnego pobytu nie zawsze oznacza możliwość legalnego wykonywania pracy.

W zależności od sytuacji praca może być wykonywana m.in. na podstawie:

• zezwolenia na pracę,
• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji,
• powiadomienia o powierzeniu pracy,
• zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.

Właściwa podstawa zależy m.in. od obywatelstwa cudzoziemca, jego statusu pobytowego, rodzaju pracy oraz przyjętego modelu współpracy. Dlatego legalność zatrudnienia należy oceniać indywidualnie dla każdego pracownika lub współpracownika.

Warunki pracy muszą odpowiadać dokumentom

Uzyskanie zezwolenia, wpisanie oświadczenia do ewidencji albo złożenie powiadomienia nie kończy obowiązków pracodawcy. Cudzoziemiec powinien wykonywać pracę na warunkach zgodnych z dokumentem stanowiącym podstawę jej powierzenia.

Weryfikacja powinna obejmować w szczególności:

• podmiot powierzający pracę,
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
• zakres obowiązków,
• rodzaj zawartej umowy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy lub liczbę godzin,
• wysokość wynagrodzenia,
• okres wykonywania pracy.

Nie każda zmiana warunków zatrudnienia wymaga uzyskania nowego zezwolenia albo zmiany dotychczasowego dokumentu. Przepisy przewidują określone wyjątki, m.in. dotyczące zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków lub zwiększenia wymiaru czasu pracy przy proporcjonalnym podwyższeniu wynagrodzenia.

Każda planowana zmiana powinna być jednak wcześniej oceniona pod kątem właściwej podstawy prawnej oraz ewentualnych obowiązków informacyjnych.

Umowa z cudzoziemcem. O czym powinien pamiętać pracodawca?

Legalne powierzenie pracy wymaga czegoś więcej niż samo podpisanie umowy. Dokumentacja powinna być kompletna, zrozumiała dla cudzoziemca i zgodna z warunkami, na jakich faktycznie wykonuje on pracę.

Pracodawca powinien w szczególności:

1. Zawrzeć umowę na piśmie przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy oraz zadbać, aby jej treść odpowiadała warunkom wynikającym z zezwolenia, oświadczenia lub innej podstawy wykonywania pracy.
2. Przedstawić cudzoziemcowi treść umowy w zrozumiałej dla niego wersji, jeżeli nie posługuje się on językiem polskim. Jeśli umowę sporządzono w języku obcym, należy przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego.
3. Dobrać rodzaj umowy do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy. Umowa cywilnoprawna nie może zastępować umowy o pracę, jeżeli współpraca spełnia warunki właściwe dla stosunku pracy.
4. Dopełnić obowiązków dokumentacyjnych i informacyjnych, w tym poinformować cudzoziemca na piśmie, w zrozumiałym dla niego języku, o prawie wstępowania do związków zawodowych. W przypadkach określonych w przepisach konieczne jest również przekazanie właściwemu organowi kopii umowy w języku polskim.
5. Terminowo realizować obowiązki informacyjne właściwe dla podstawy powierzenia pracy, w tym dotyczące podjęcia, niepodjęcia, przerwania lub wcześniejszego zakończenia pracy.
6. Zapewnić warunki zatrudnienia zgodne z prawem, w tym wynagrodzenie odpowiadające obowiązującym przepisom, a także prawidłowo wykonywać obowiązki ubezpieczeniowe i podatkowe oraz przestrzegać zasady równego traktowania.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 5 marca 2026 r.

Od 5 marca 2026 r. obowiązują zmienione zasady dotyczące powierzania pracy obywatelom Ukrainy. Część wcześniejszych rozwiązań wynikających ze specustawy ukraińskiej została wygaszona, a regulacje dotyczące powiadomienia o powierzeniu pracy zostały przeniesione do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Dla pracodawcy kluczowe znaczenie ma to, z jakiego dokładnie tytułu pobytowego korzysta cudzoziemiec oraz czy posiada numer PESEL ze statusem UKR. Wpływa to zarówno na tryb dopuszczenia do pracy, jak i zakres obowiązków po stronie firmy.

Kiedy warto zweryfikować dokumentację?

Przegląd dokumentacji warto przeprowadzić w szczególności, gdy:

• firma zatrudnia co najmniej jednego cudzoziemca,
• zbliża się termin ważności dokumentu pobytowego, zezwolenia na pracę lub innego dokumentu stanowiącego podstawę wykonywania pracy,
• pracownik posiada lub posiadał status UKR,
• zmieniają się warunki pracy cudzoziemca, w tym stanowisko, rodzaj pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy lub rodzaj umowy,
• firma przejmuje pracowników od innego podmiotu,
• przedsiębiorca korzysta z pracy cudzoziemców zapewnianych przez agencję lub podwykonawcę,
• pracodawca nie posiada zbiorczego zestawienia podstaw pobytu i pracy wszystkich cudzoziemców,
• została zapowiedziana kontrola Państwowej Inspekcji Pracy lub Straży Granicznej.

Audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców

Punktem wyjścia do uporządkowania dokumentacji może być przegląd wszystkich cudzoziemców wykonujących pracę na rzecz przedsiębiorcy. Audyt pozwala zweryfikować podstawy zatrudnienia, dokumenty oraz wykonanie obowiązków pracodawcy.

Oferujemy audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców. Weryfikujemy podstawy pobytu i pracy, zgodność warunków zatrudnienia z dokumentami oraz wykonanie obowiązków związanych z powierzaniem pracy.