Raportowanie luki płacowej – jakie są nowe obowiązki dla pracodawców od 2026 r.?

Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r., będąca elementem implementacji Dyrektywy (UE) 2023/970, wprowadza obowiązek raportowania danych o różnicach w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Obowiązki te dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Pierwsze raporty będą składane od 2027 r. i obejmą dane za rok 2026 – dotyczy to jednak tylko pracodawców zatrudniających 250 lub więcej osób. Pozostałe grupy obejmą obowiązki w późniejszych latach.

Tabela terminów i częstotliwości raportowania

Zakres obowiązkowego raportowania

Pracodawcy objęci przepisami będą zobowiązani do raportowania:

1. Średniej luki płacowej ze względu na płeć.
2. Medianowej luki płacowej – dla:
   • wynagrodzenia zasadniczego (miesięcznego/godzinowego),
   • składników zmiennych (premie, dodatki, prowizje).
3. Odsetka kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki zmienne.
4. Udziału kobiet i mężczyzn w kwartylach wynagrodzenia.
5. Luki płacowej w każdej kategorii pracowników – z podziałem na płeć, rodzaj wynagrodzenia i składniki zmienne.

Obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń

Jeśli:

• luka płacowa w jakiejkolwiek kategorii pracowników wynosi co najmniej 5%,
• pracodawca nie wykaże obiektywnego, neutralnego płciowo uzasadnienia,
• i nie podejmie działań korygujących w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu,

wówczas zobowiązany jest do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników.

Inne obowiązki wynikające z dyrektywy

• zakaz klauzul poufności wynagrodzenia w umowach o pracę,
• obowiązek informowania kandydatów o widełkach płacowych już na etapie rekrutacji,
• obowiązek przekazania danych o wynagrodzeniach pracownikom i ich przedstawicielom,
• upublicznienie części danych (np. na stronie internetowej pracodawcy).

Konsekwencje braku zgodności

• naruszenie przepisów o równym traktowaniu (art. 18^3a k.p.),
• możliwość wszczęcia postępowania przez PIP lub sąd,
• ryzyko grzywny do 30 000 zł,
• zwiększone ryzyko roszczeń pracowniczych.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu nowych regulacji?

Skontaktuj się z Kancelarią Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – przeprowadzimy nieodpłatny audyt dokumentacji pracowniczej: Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania pod kątem wymogów ustawowych.