Przejrzystość i równość wynagrodzeń – co musisz zmienić do końca 2025 r. w swojej firmie? 

Zmiany w Kodeksie pracy – nowe obowiązki

9 maja 2025 r. Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy w związku z częściowym wdrożeniem unijnej Dyrektywy (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości i równości wynagrodzeń. Nowe przepisy nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki zarówno w procesie rekrutacji, jak i w trakcie zatrudnienia pracownika.

Nieważne, czy prowadzisz dużą firmę, czy zatrudniasz kilka osób – jeśli nie wdrożysz zmian, ryzykujesz grzywną i kontrolą PIP.

Obowiązki pracodawców – rekrutacja

Zgodnie z nowymi przepisami na etapie rekrutacji pracodawcy są zobowiązani do:

• ujawnienia poziomu wynagrodzenia lub widełek wynagrodzenia – już w ogłoszeniu o pracę, a najpóźniej przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej;
• stosowania neutralnych płciowo określeń stanowisk pracy – ogłoszenia o pracę nie mogą zawierać określeń dyskryminujących ze względu na płeć; przykładowo: zamiast „sekretarka” lub „kierownik” należy stosować formy neutralne: „pracownik sekretariatu”, „osoba na stanowisku kierowniczym”.

Obowiązki pracodawców – w trakcie zatrudnienia

W czasie trwania stosunku pracy pracodawca będzie zobowiązany do:

• przekazania pracownikowi informacji o średnim wynagrodzeniu dla danej kategorii pracowników (z rozróżnieniem na płeć), którzy wykonują taką samą lub równoważną pracę;
• ujawnienia obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriów ustalania wynagrodzenia, np. doświadczenia zawodowego, zakresu odpowiedzialności czy kwalifikacji.

Dlaczego to takie ważne?

Zmiany wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r. nie są wyłącznie formalnością – wiążą się z konkretnymi obowiązkami, których niedopełnienie może oznaczać konsekwencje prawne i finansowe dla pracodawcy.

Naruszenie powyższych obowiązków może skutkować grzywną na podstawie przepisów Kodeksu pracy. W nowelizacji nie dodano nowych przepisów karnych, ale obowiązki z art. 18^3ca będą podlegać reżimowi wykroczeniowemu, zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, który stanowi, że:

„Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o prawach pracownika, podlega karze grzywny.”

Zgodnie z Kodeksem pracy art. 281 określa grzywnę w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł, m.in. za naruszenie obowiązków informacyjnych i równego traktowania.

Nowelizacja włącza obowiązki z art. 18^3ca do katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika, co oznacza, że:

• brak informacji o wynagrodzeniu,
• brak neutralności językowej w ogłoszeniu,
• niedopełnienie obowiązku przekazania informacji w odpowiednim momencie

może skutkować grzywną na tej podstawie.

Równocześnie zmiany dają firmom możliwość budowania wizerunku transparentnego i równościowego pracodawcy, co w kontekście rynku pracy może stanowić istotną zaletę wizerunkową w oczach potencjalnego pracownika.

Możliwe błędy przy wdrażaniu nowych obowiązków

Mimo że nowe przepisy wydają się proste, ich niewłaściwe wdrożenie w praktyce może prowadzić do poważnych problemów. Poniżej przedstawiamy możliwe błędy, które mogą się pojawić przy próbie dostosowania się do nowych wymagań.

1. Brak spójności między ogłoszeniem a rzeczywistymi warunkami zatrudnienia

   Pracodawca publikuje widełki wynagrodzenia, ale nie planuje ich realnie stosować lub nie przewiduje zatrudnienia osób za pensję w górnej granicy widełek. Może to zostać uznane za wprowadzenie w błąd, a w skrajnych przypadkach – za działanie dyskryminujące.

2. Traktowanie obowiązków informacyjnych jako działania jednorazowego

   Pracodawca realizuje obowiązek przekazania informacji o zasadach wynagradzania lub średnich poziomach wynagrodzeń wyłącznie na etapie zatrudnienia, uznając, że obowiązek został spełniony. Tymczasem przepisy nakładają obowiązek o charakterze ciągłym – dane te powinny być aktualizowane w przypadku zmian, a pracownik ma prawo do uzyskania informacji także w późniejszym okresie.

   Brak systematycznego podejścia i ustalonych procedur w tym zakresie może prowadzić do niespójności informacyjnej oraz naruszenia przepisów prawa pracy.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu nowych regulacji?

Skontaktuj się z Kancelarią Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – przeprowadzimy nieodpłatny audyt dokumentacji pracowniczej: Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania pod kątem wymogów ustawowych.