Poradnik praktyczny - HR, Compliance i BHP po nowelizacji Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r.

Choć unijna Dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń kojarzy się głównie z jawnością widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę, prawdziwe zmiany zaczynają się dużo głębiej – w strukturze organizacyjnej, procesach wewnętrznych i obowiązkach kluczowych działów: HR, compliance oraz BHP.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r. nie ogranicza się do formalności. Jeśli firma nie podejdzie do tematu systemowo – naraża się nie tylko na sankcje finansowe, ale również na chaos organizacyjny, konflikty pracownicze i wizerunkowe problemy. Poniżej omawiamy, co konkretnie należy zrobić, aby wdrożyć przepisy zgodnie z duchem i literą prawa – bez nadmiaru teorii.

1. HR: porządki od podstaw – siatka stanowisk i uzasadnienie różnic

Pierwszym krokiem powinien być przegląd systemu wynagradzania i stworzenie przejrzystej siatki stanowisk pracy. Dla każdej grupy stanowisk należy wskazać:

• główne obowiązki,
• wymagane kwalifikacje i doświadczenie,
• poziom odpowiedzialności,
• warunki pracy.

To baza do dalszych działań – bez niej nie da się obiektywnie uzasadnić różnic płacowych ani przygotować się do obowiązków informacyjnych wobec pracowników.

Wskazówka praktyczna: Podsumuj stanowiska w Twojej firmie i wytypuj takie z największą „luką” w wynagrodzeniu między kobietami a mężczyznami – najlepiej zacząć prace od nich.

2. Compliance: dokumentuj decyzje, buduj dowody

Zgodnie z nowym prawem to pracodawca będzie musiał wykazać, że różnice wynagrodzeń są obiektywnie uzasadnione. Dlatego dział compliance powinien zapewnić, że wszystkie procesy kadrowe są:

• transparentne – jasne zasady rekrutacji, awansu, podwyżek,
• udokumentowane – notatki ze spotkań, kryteria oceny, protokoły,
• spójne – te same zasady stosowane wobec wszystkich pracowników, niezależnie od płci.

Wskazówka praktyczna: Jeśli firma nie prowadzi jeszcze systemu oceny pracowniczej, warto go wdrożyć – nawet prosty, oparty na kilku obiektywnych kryteriach (np. zaangażowanie, terminowość, umiejętności pracownika). To nie tylko narzędzie zarządzania zespołem, ale i ochrona prawna dla pracodawcy.

3. BHP: uzasadnienie ograniczeń – z dokumentacją w tle

Nowością, na którą mało kto zwraca uwagę, jest rola służby BHP w uzasadnianiu różnic dostępu do stanowisk pracy. W szczególności chodzi o sytuacje, w których:

• określone stanowisko z racji obciążeń fizycznych nie może być wykonywane przez kobiety,
• firma zatrudnia tylko mężczyzn na danym stanowisku z powodu norm dźwigania lub warunków pracy.

To nie może być decyzja „na oko”. BHP musi posiadać dokumentację, która jednoznacznie:

• określa normy fizyczne (np. waga przenoszonych komponentów),
• wskazuje ryzyko przekroczenia dopuszczalnych norm,
• uzasadnia, dlaczego nie można zastosować alternatywnego rozwiązania (np. wózki, praca zespołowa).

Wskazówka praktyczna: Zrób przegląd kart stanowiskowych i ocen ryzyka zawodowego. Jeśli w magazynie pracują tylko mężczyźni – opisz dlaczego. Uzasadnienie musi być merytoryczne i praktyczne, a nie kulturowe.

4. Finanse: harmonogram wydatków i budżet przejściowy

Dostosowanie systemu wynagrodzeń do nowych wymogów może pociągać za sobą konkretne koszty. Warto przygotować:

• harmonogram dostosowawczy – kto i kiedy aktualizuje zaszeregowania, polityki wynagrodzeń, system oceny,
• szacunkowy budżet – na konsultacje prawne, audyt wynagrodzeń, zmiany w systemach HR.

5. Najważniejsze pytanie: komu płacimy więcej i dlaczego?

Każda firma ma swoich kluczowych, zasłużonych pracowników – ludzi z wysokim wynagrodzeniem i specjalnym statusem. Nowe przepisy nie zabraniają różnic w płacach – ale wymagają ich przejrzystego uzasadnienia.

HR powinien zidentyfikować:

• pracowników z najwyższymi i najniższymi wynagrodzeniami na tym samym stanowisku,
• powody różnic (np. dłuższy staż, wyjątkowe kompetencje, wyższa odpowiedzialność, osiągnięcia).

Wskazówka praktyczna: Nie czekaj, aż zapyta o to PIP – sam sprawdź, czy jesteś w stanie obronić obecny poziom różnic wynagrodzeń w firmie. Jeśli nie – czas na aktualizację polityki.

Podsumowanie

Wdrożenie przepisów o przejrzystości wynagrodzeń to nie tylko kwestia ogłoszeń o pracę i widełek płacowych. To całościowa zmiana myślenia o tym, jak organizacja zarządza ludźmi i wynagradza ich pracę. HR, compliance i BHP muszą działać razem – w przeciwnym razie firma naraża się na kary, spory i utratę zaufania zespołu.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu nowych regulacji?

Skontaktuj się z Kancelarią Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – przeprowadzimy nieodpłatny audyt dokumentacji pracowniczej: Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania pod kątem wymogów ustawowych.