E-Doręczenia od 1 października 2026 r. Obowiązek obejmuje także przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 2025 r.

1 października 2026 r. to kolejna istotna data w harmonogramie wdrażania e-Doręczeń.

Od tego dnia obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń obejmuje również przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przed 1 stycznia 2025 r. W praktyce oznacza to, że obowiązek obejmuje już wszystkich przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, niezależnie od daty rozpoczęcia działalności.

Nie chodzi przy tym wyłącznie o uruchomienie kolejnej elektronicznej skrzynki. Korespondencja przesyłana za pośrednictwem e-Doręczeń może wywoływać skutki prawne podobne do skutków tradycyjnej przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru. Przedsiębiorca powinien więc zadbać nie tylko o utworzenie i aktywację adresu, lecz także o regularne monitorowanie skrzynki oraz prawidłowy obieg wpływającej korespondencji.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia są usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej ze skutkiem równoważnym przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. System zapewnia między innymi możliwość ustalenia nadawcy i adresata oraz uzyskania wiarygodnych dowodów wysłania i otrzymania korespondencji.

Adres do e-Doręczeń, określany jako ADE, jest powiązany z konkretnym podmiotem. Przedsiębiorca objęty ustawowym obowiązkiem powinien posiadać adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych, czyli BAE. To na adres ujawniony w tej bazie podmioty publiczne kierują korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru.

Adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy pozostaje stały także w przypadku zmiany fizycznego adresu prowadzenia działalności. BAE jest natomiast publicznym rejestrem prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

E-Doręczenia a ePUAP

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji między podmiotami publicznymi i niepublicznymi, o ile przepisy szczególne nie przewidują innego sposobu doręczania korespondencji.

Nie oznacza to całkowitego wyłączenia platformy ePUAP. Po 1 stycznia 2026 r. korespondencja wysłana za jej pośrednictwem pozostaje skuteczna w tych przypadkach, w których możliwość lub obowiązek skorzystania z ePUAP wynika z przepisów szczególnych. Przed wysłaniem pisma do urzędu warto więc sprawdzić, jaki kanał komunikacji jest właściwy w danej sprawie.

Kogo obejmuje obowiązek od 1 października 2026 r.?

Zmiana obowiązująca od 1 października 2026 r. dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Od tej daty również ta grupa ma obowiązek posiadać aktywny adres do e-Doręczeń.

Harmonogram wdrażania obowiązku dla przedsiębiorców przedstawia się następująco:

Terminy te wynikają z harmonogramu wdrażania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.

Od 1 października 2026 r. wcześniejsze zróżnicowanie sytuacji przedsiębiorców z CEIDG traci w praktyce znaczenie. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmuje już bowiem całą tę grupę.

Samo złożenie wniosku nie wystarczy

Przedsiębiorcy, którzy dopiero porządkują kwestię e-Doręczeń, powinni pamiętać, że samo złożenie wniosku o utworzenie adresu nie jest wystarczające.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z usługi publicznego dostawcy, po utworzeniu adresu musi jeszcze aktywować skrzynkę. Dopiero po aktywacji ADE zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Od tego momentu urzędy korzystające z e-Doręczeń będą kierowały korespondencję do przedsiębiorcy na ten adres.

Przedsiębiorca powinien zatem:

• złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń,
• aktywować skrzynkę zgodnie z otrzymaną instrukcją,
• sprawdzić, czy adres został wpisany do BAE,
• zapewnić regularną obsługę skrzynki,
• w razie potrzeby wyznaczyć administratora odpowiedzialnego za jej obsługę.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zarządzać skrzynką samodzielnie albo wyznaczyć administratora, który będzie obsługiwał korespondencję w jego imieniu.

Wniosek można złożyć elektronicznie za pośrednictwem Biznes.gov.pl. Uzyskanie adresu u publicznego dostawcy jest bezpłatne.

Czy przedsiębiorca z zawieszoną działalnością również musi mieć adres?

Zawieszenie działalności gospodarczej nie powinno być utożsamiane z wykreśleniem przedsiębiorcy z CEIDG. Przedsiębiorca nadal pozostaje wpisany do ewidencji.

Zgodnie z informacjami publikowanymi na Biznes.gov.pl zawieszenie działalności wpisanej do CEIDG nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE. Ma to szczególne znaczenie dla osób, które zawiesiły działalność na dłuższy czas i w związku z tym mogą rzadziej monitorować kanały komunikacji związane z firmą.

W takiej sytuacji warto upewnić się nie tylko, że skrzynka została aktywowana, lecz także że przedsiębiorca nadal ma do niej dostęp i regularnie sprawdza wpływającą korespondencję.

Dlaczego trzeba regularnie sprawdzać skrzynkę?

Największe praktyczne ryzyko związane z e-Doręczeniami powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca ma aktywny adres, ale nie kontroluje wpływającej korespondencji.

W przypadku pisma przesłanego przez podmiot publiczny na adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy brak faktycznego odczytania wiadomości nie zapobiega powstaniu skutku doręczenia.

Jeżeli przedsiębiorca nie odbierze korespondencji wcześniej, dowód jej otrzymania zostanie wystawiony po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na adres do e-Doręczeń. Przez wpłynięcie dokumentu na ADE rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi jego odebranie.

Oznacza to, że przedsiębiorca może faktycznie nie zapoznać się z pismem, mimo że zostanie ono uznane za doręczone. Od daty doręczenia mogą następnie rozpocząć bieg terminy wynikające z przepisów regulujących daną sprawę, na przykład termin na wniesienie odwołania, przedstawienie dokumentów albo dokonanie innej czynności.

To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy zwykłą pocztą elektroniczną a systemem e-Doręczeń. Skrzynka do e-Doręczeń nie powinna być zatem traktowana jako dodatkowy, okazjonalnie sprawdzany kanał komunikacji.

Czy za brak e-Doręczeń grozi kara?

Warto rozróżnić obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od konsekwencji jego niewykonania.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie ustanawia odrębnej administracyjnej kary pieniężnej nakładanej na przedsiębiorcę wyłącznie z powodu nieposiadania wymaganego ADE wpisanego do BAE.

Nie oznacza to jednak, że obowiązek można zignorować. Przedsiębiorca należący do grupy objętej ustawą powinien posiadać adres wpisany do BAE. Brak aktywnego adresu może ponadto powodować praktyczne komplikacje w komunikacji z administracją.

Po uruchomieniu adresu jeszcze poważniejszym ryzykiem staje się brak regularnego monitorowania działającej skrzynki. Może on prowadzić do przeoczenia skutecznie doręczonego pisma oraz terminów związanych z koniecznością udzielenia odpowiedzi, uzupełnienia dokumentów lub podjęcia innego działania.

E-Doręczenia a spółka cywilna

Sytuacja spółki cywilnej wygląda inaczej niż sytuacja spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Spółka cywilna nie jest odrębnym od wspólników przedsiębiorcą wpisywanym do CEIDG. Z tego względu nie posiada własnego adresu do e-Doręczeń z tytułu prowadzenia działalności w tej formie.

Obowiązek dotyczy poszczególnych wspólników będących przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG. Każdy z nich powinien więc indywidualnie zadbać o realizację obowiązku związanego ze swoim wpisem, w tym o posiadanie aktywnego ADE wpisanego do BAE.

E-Doręczenia są obowiązkowe nie tylko dla przedsiębiorców

System e-Doręczeń obejmuje więcej grup niż tylko przedsiębiorców prowadzących działalność na podstawie wpisu do CEIDG lub podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy również określonych podmiotów publicznych oraz osób wykonujących wskazane w ustawie zawody zaufania publicznego, w tym:

• adwokatów,
• radców prawnych,
• doradców podatkowych,
• doradców restrukturyzacyjnych,
• rzeczników patentowych,
• notariuszy.

Dla obywateli, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i nie należą do żadnej kategorii objętej ustawowym obowiązkiem, korzystanie z e-Doręczeń ma natomiast co do zasady charakter dobrowolny.

Założenie skrzynki to dopiero początek

Z prawnego i organizacyjnego punktu widzenia aktywacja skrzynki powinna być dopiero pierwszym etapem wdrożenia e-Doręczeń w przedsiębiorstwie.

W firmie warto ustalić przede wszystkim:

• kto na bieżąco sprawdza skrzynkę do e-Doręczeń,
• jak często skrzynka będzie monitorowana,
• kto zastępuje osobę odpowiedzialną podczas urlopu, choroby lub innej nieobecności,
• komu przekazywane są poszczególne rodzaje korespondencji,
• w jaki sposób rejestrowane i kontrolowane są terminy wynikające z otrzymanych pism,
• czy dowody wysłania i otrzymania korespondencji są prawidłowo przechowywane,
• czy uprawnienia do skrzynki pozostają aktualne po zmianach kadrowych,
• kto odpowiada za odebranie dostępu osobom, które nie powinny już obsługiwać skrzynki.

Odebrane pismo może wymagać szybkiej reakcji, na przykład złożenia odpowiedzi, przedstawienia dokumentów, uzupełnienia braków albo podjęcia określonej czynności w ustawowym terminie. Konieczne jest więc zapewnienie nie tylko technicznego dostępu do skrzynki, lecz także sprawnego przekazywania korespondencji osobom odpowiedzialnym za daną sprawę.

E-Doręczenia należy traktować nie tyle jako nową skrzynkę pocztową, ile jako element firmowego systemu zarządzania korespondencją i terminami.

Co przedsiębiorca powinien sprawdzić po 1 października 2026 r.?

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG powinien zweryfikować, czy:

• posiada adres do e-Doręczeń,
• skrzynka została aktywowana,
• adres znajduje się w Bazie Adresów Elektronicznych,
• dostęp do skrzynki mają wyłącznie uprawnione osoby,
• ktoś faktycznie i regularnie monitoruje wpływającą korespondencję,
• wyznaczono zastępstwo na okres nieobecności osoby odpowiedzialnej,
• korespondencja jest niezwłocznie przekazywana właściwej osobie,
• firma kontroluje terminy wynikające z otrzymanych pism,
• dowody wysłania i otrzymania korespondencji są odpowiednio przechowywane.

Szczególnie istotne są pierwsze trzy punkty. W przypadku korzystania z usługi publicznego dostawcy samo złożenie wniosku nie wystarcza. Dopiero aktywacja skrzynki powoduje wpisanie ADE do BAE.

Podsumowanie

Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń obejmuje także przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Tym samym obowiązek obejmuje już wszystkich przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, niezależnie od daty rozpoczęcia działalności.

Samo utworzenie adresu u publicznego dostawcy nie wystarcza. Konieczna jest również aktywacja skrzynki, po której ADE zostaje wpisany do BAE.

Uruchomienie skrzynki powinno być jednak dopiero początkiem wdrożenia. Przedsiębiorca powinien zapewnić jej regularną obsługę, prawidłowy obieg korespondencji oraz kontrolę terminów wynikających z otrzymanych pism.

Korespondencja przesłana przez podmiot publiczny może zostać uznana za doręczoną także wtedy, gdy przedsiębiorca faktycznie jej nie odczytał. Jeżeli nie zostanie odebrana wcześniej, dowód jej otrzymania jest wystawiany po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na ADE.

Dlatego e-Doręczenia należy traktować nie tylko jako nowy kanał komunikacji z administracją, lecz jako stały element organizacji działalności przedsiębiorcy i firmowego systemu zarządzania terminami.