Agencja pracy tymczasowej – obowiązki wobec pracownika i klienta 2025 r.

Prowadzenie agencji pracy tymczasowej to nie tylko rekrutacja i delegowanie ludzi do pracy u klienta. To działalność regulowana prawnie – z jasnymi obowiązkami wobec dwóch stron: pracownika i pracodawcy użytkownika.

Jeśli chcesz działać legalnie i profesjonalnie, musisz znać te obowiązki i przestrzegać ich na co dzień. W przeciwnym razie grożą Ci nie tylko kary finansowe, ale też utrata reputacji i wpisu do rejestru KRAZ.

Obowiązki wobec pracownika tymczasowego

1. Legalne zatrudnienie

Pracownik tymczasowy musi być zatrudniony na podstawie:

• umowy o pracę (w większości przypadków),
• albo umowy cywilnoprawnej – tylko jeśli charakter pracy na to pozwala i przepisy nie zabraniają (w przypadku cudzoziemców – ograniczenia są znaczne).

Zatrudnienie musi być zgodne z przepisami prawa pracy i przepisami o zatrudnianiu cudzoziemców, jeśli dotyczy to osób spoza UE.

2. Poinformowanie o warunkach pracy

Jeszcze przed rozpoczęciem pracy agencja musi poinformować pracownika o:

• rodzaju pracy,
• czasie trwania umowy,
• miejscu i godzinach wykonywania obowiązków,
• wynagrodzeniu i trybie wypłaty,
• przysługujących przerwach, urlopach itp.

Jeśli pracownik jest cudzoziemcą, umowa i informacje muszą być przekazane w języku dla niego zrozumiałym.

3. Wynagrodzenie i równe traktowanie

Pracownik tymczasowy musi otrzymywać:

• wynagrodzenie nie niższe niż pracownicy zatrudnieni na podobnym stanowisku u pracodawcy użytkownika,
• stawkę nie niższą niż minimalne wynagrodzenie (lub minimalna stawka godzinowa).

4. Ochrona dokumentów i danych

Agencja ma obowiązek:

• przechowywać kopie dokumentów legalizujących pobyt i pracę,
• trzymać te dokumenty przez okres pracy i minimum 2 lata po jej zakończeniu.

Obowiązki wobec pracodawcy użytkownika

1. Zawarcie umowy o świadczenie usług pracy tymczasowej

Agencja musi podpisać z klientem umowę określającą zasady współpracy, w tym:

• liczbę i rodzaj stanowisk,
• okres wykonywania pracy,
• miejsce pracy,
• wysokość kosztów,
• zasady kierowania i zastępowania pracowników.

2. Przejrzysta ewidencja czasu pracy

Agencja powinna prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników tymczasowych – i rozliczać ich wynagrodzenie zgodnie z tą ewidencją.

3. Informowanie o zmianach i zakończeniu pracy

W przypadku zmian warunków zatrudnienia (np. miejsce pracy, stanowisko) agencja ma obowiązek zgłosić to do odpowiednich urzędów – np. wojewody lub PUP. Dotyczy to szczególnie cudzoziemców. To samo dotyczy zakończenia pracy – trzeba to zgłosić w terminie.

Nowe obowiązki od 2025 roku – ważne zmiany

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują m.in.:

• zatrudnianie cudzoziemców wyłącznie na umowę o pracę,
• przekazywanie urzędowi kopii umowy przed rozpoczęciem pracy,
• zgłaszanie każdej zmiany warunków zatrudnienia,
• zapewnienie tłumaczenia umów dla cudzoziemców,
• prowadzenie pełnej dokumentacji (papierowej lub elektronicznej),
• zgłaszanie niepodjęcia pracy,
• zgłaszanie zmian danych firmy (np. nazwa, siedziba).

Uzupełnienie: dodatkowe obowiązki wobec urzędów

Nowe przepisy precyzują, że kopię umowy z cudzoziemcem trzeba przekazać do właściwego urzędu przed dopuszczeniem go do pracy, wyłącznie elektronicznie.

Jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 7 dni od daty wskazanej w dokumentach, agencja również musi to zgłosić. Brak zgłoszenia może być potraktowany jako nadużycie (np. wizowe).

Kto ponosi odpowiedzialność?

Agencja pracy tymczasowej odpowiada za:

• legalność zatrudnienia i pobytu,
• wypłatę wynagrodzenia i składki ZUS,
• zgodność z przepisami dotyczącymi cudzoziemców,
• terminowe zgłoszenia i aktualizacje.

Pracodawca użytkownik odpowiada za:

• przestrzeganie zasad BHP,
• równe traktowanie,
• warunki pracy na miejscu.

Odpowiedzialność administracyjna i karna – o czym jeszcze pamiętać?

W przypadku poważnych naruszeń – np. uporczywego zatrudniania nielegalnego, fałszowania dokumentów czy udostępniania zezwoleń – agencja może ponieść nie tylko karę administracyjną (grzywny do 50 000 zł), ale też odpowiedzialność karną (grzywna, ograniczenie lub pozbawienie wolności).

Możliwe są też sankcje dodatkowe:

• zakaz ubiegania się o dotacje,
• wykluczenie z przetargów,
• brak możliwości uzyskania nowych zezwoleń.

Podsumowanie

Prowadzenie agencji pracy tymczasowej to nie tylko możliwość elastycznego biznesu – to również duża odpowiedzialność prawna i operacyjna.

Z jednej strony: klient ma elastyczność i kontrolę. Z drugiej: agencja musi działać w pełni legalnie i zgodnie z przepisami, które od czerwca 2025 r. będą jeszcze bardziej wymagające – i jeszcze bardziej egzekwowane.