5 legalnych i korzystnych sposobów na wypłatę środków ze spółki z o.o.

Wypłata pieniędzy ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie musi ograniczać się do dywidendy. Przepisy przewidują również inne rozwiązania, które – odpowiednio zaplanowane i udokumentowane – mogą być korzystniejsze podatkowo.

Trzeba jednak pamiętać, że każda wypłata na rzecz wspólnika powinna mieć rzeczywistą podstawę gospodarczą. Pozorne umowy, zawyżone wynagrodzenia lub faktury za niewykonane usługi mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy.

Dlaczego dywidenda nie zawsze jest najkorzystniejsza?

Spółka z o.o. może rozliczać się według klasycznego CIT albo wybrać tzw. estoński CIT. W przypadku klasycznego CIT dochód spółki jest opodatkowany zasadniczo:

• stawką 9% – po spełnieniu warunków przewidzianych dla małych i rozpoczynających działalność podatników,
• stawką 19% – w pozostałych przypadkach.

Po wypłacie dywidendy wspólnik będący osobą fizyczną płaci dodatkowo 19% PIT. Oznacza to, że łączne efektywne opodatkowanie zysku wynosi około:

• 26,29% przy zastosowaniu stawki CIT 9%,
• 34,39% przy zastosowaniu stawki CIT 19%.

Alternatywą może być przekazywanie wspólnikowi środków w taki sposób, aby wypłata stanowiła jednocześnie koszt podatkowy spółki. Nie każde świadczenie automatycznie będzie jednak takim kosztem – konieczne jest wykazanie jego związku z działalnością spółki oraz spełnienie pozostałych warunków podatkowych.

1. Wynagrodzenie członka zarządu

Pierwszym rozwiązaniem jest wypłata wynagrodzenia członkowi zarządu na podstawie uchwały o powołaniu.

Takie wynagrodzenie jest opodatkowane według skali podatkowej:

• 12% do 120 000 zł podstawy opodatkowania,
• 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł,
• z uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku wynoszącej 30 000 zł.

Od wynagrodzenia z tytułu powołania pobierana jest również składka zdrowotna w wysokości 9%. Co do zasady nie występują natomiast składki na ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli członek zarządu nie uzyskuje innych dochodów opodatkowanych według skali, przy wynagrodzeniu wynoszącym 120 000 zł rocznie suma PIT i składki zdrowotnej wyniesie około 21 600 zł, czyli efektywnie 18%.

Kalkulacja wygląda następująco:

• PIT: 10 800 zł,
• składka zdrowotna: 10 800 zł,
• łączne obciążenie: 21 600 zł.

Wynagrodzenie powinno odpowiadać zakresowi obowiązków, odpowiedzialności i sytuacji finansowej spółki. Należy także prawidłowo przygotować uchwałę oraz zasady jego wypłacania.

2. Najem nieruchomości lub innych składników majątku

Jeżeli wspólnik jest właścicielem lokalu, magazynu, gruntu, samochodu albo określonego urządzenia wykorzystywanego przez spółkę, może zawrzeć ze spółką umowę najmu lub dzierżawy.

W przypadku najmu prywatnego przychód właściciela jest obecnie opodatkowany ryczałtem:

• 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie,
• 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł.

Czynsz może być dla spółki kosztem podatkowym, jeżeli wynajmowany składnik majątku jest rzeczywiście wykorzystywany w jej działalności. Ponieważ umowa jest zawierana pomiędzy podmiotami powiązanymi, wysokość czynszu musi odpowiadać warunkom rynkowym.

W praktyce warto zgromadzić:

• umowę najmu lub dzierżawy,
• protokół przekazania przedmiotu,
• potwierdzenia przelewów,
• porównanie ofert albo wycenę potwierdzającą rynkową wysokość czynszu,
• dokumentację pokazującą sposób wykorzystywania majątku przez spółkę.

Ważne: ryczałt nalicza się od przychodu, a więc bez pomniejszania go o koszty poniesione przez wynajmującego.

3. Odsetki od pożyczki udzielonej spółce

Wspólnik może finansować działalność spółki nie tylko poprzez wkłady lub dopłaty, lecz także w formie pożyczki. Spółka ma wówczas obowiązek zwrócić kapitał i – jeżeli umowa tak stanowi – zapłacić wspólnikowi odsetki.

Zwrot samego kapitału pożyczki nie jest dochodem wspólnika. Opodatkowaniu podlegają natomiast otrzymane odsetki, zasadniczo według stawki 19%.

Dla spółki zapłacone odsetki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale konieczne jest uwzględnienie między innymi:

• związku finansowania z działalnością spółki,
• rynkowego oprocentowania,
• przepisów ograniczających rozliczanie kosztów finansowania dłużnego,
• zasad dotyczących transakcji z podmiotami powiązanymi,
• momentu rozpoznania kosztu, którym co do zasady jest zapłata odsetek.

Umowa powinna określać kwotę pożyczki, termin jej zwrotu, oprocentowanie, harmonogram płatności oraz ewentualne zabezpieczenia. Przekazanie pieniędzy najlepiej przeprowadzić przelewem, aby zachować jednoznaczny ślad dokumentacyjny.

4. Umowa o dzieło i wynagrodzenie za prawa autorskie

Wspólnik może wykonać na rzecz spółki konkretne, indywidualnie oznaczone dzieło, np. przygotować projekt, opracowanie, identyfikację wizualną, fotografię, tekst, dokumentację techniczną albo program komputerowy.

Umowa o dzieło nie może jednak służyć do rozliczania stałych, powtarzalnych obowiązków ani czynności, które nie prowadzą do powstania możliwego do odebrania rezultatu.

Umowa powinna dokładnie wskazywać:

• przedmiot dzieła,
• oczekiwany rezultat,
• termin wykonania,
• sposób odbioru,
• wysokość wynagrodzenia,
• zasady przeniesienia lub udzielenia licencji do praw autorskich.

Jeżeli rezultat ma charakter utworu w rozumieniu prawa autorskiego i spełnione zostaną warunki ustawowe, możliwe może być zastosowanie 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu.

Samo wpisanie w umowie postanowienia o prawach autorskich nie jest jednak wystarczające. Utwór musi rzeczywiście powstać, a wynagrodzenie autorskie powinno zostać odpowiednio wyodrębnione i udokumentowane.

Szczególnej analizy wymagają umowy zawierane ze wspólnikiem prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Incydentalne dzieło mieszczące się w przedmiocie tej działalności może zostać uznane za przychód z działalności, a nie za odrębny przychód z umowy o dzieło.

5. Faktura za rzeczywiście wykonane usługi

Wspólnik prowadzący działalność gospodarczą może świadczyć odpłatne usługi na rzecz swojej spółki z o.o. Nie ma ogólnego zakazu zawierania takich umów, ale rozliczenia pomiędzy wspólnikiem a spółką są przedmiotem szczególnego zainteresowania organów podatkowych.

Usługi muszą być:

1. rzeczywiście wykonane,
2. potrzebne spółce,
3. odpowiednio udokumentowane,
4. wynagradzane na warunkach rynkowych,
5. wyraźnie oddzielone od obowiązków członka zarządu.

W zależności od faktycznego rodzaju usług oraz właściwego grupowania PKWiU przychody przedsiębiorcy mogą podlegać różnym stawkom ryczałtu.

Przykładowo określone usługi budowlane mogą korzystać ze stawki 5,5%, niektóre usługi wspomagające działalność – ze stawki 8,5%, a wybrane usługi reklamowe, doradcze lub związane z zarządzaniem – ze stawki 15%.

Nie należy dobierać stawki wyłącznie na podstawie nazwy pozycji na fakturze. Decydujący jest rzeczywisty charakter wykonywanych czynności oraz ich prawidłowa klasyfikacja ustawowa i statystyczna.

Faktury wystawiane przez członka zarządu – najważniejsze ryzyko

Największe ryzyko występuje wtedy, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, a fakturowane usługi pokrywają się z jego obowiązkami korporacyjnymi.

Może to dotyczyć zwłaszcza usług określanych jako:

• zarządzanie przedsiębiorstwem,
• doradztwo gospodarcze,
• rozwój biznesu,
• pośrednictwo w interesach,
• ogólne usługi marketingowe,
• nadzór nad pracownikami i projektami.

Organy podatkowe mogą uznać, że wynagrodzenie wypłacone na podstawie faktur jest w rzeczywistości wynagrodzeniem za pełnienie funkcji w zarządzie.

Konsekwencją może być zakwestionowanie ryczałtu i przekwalifikowanie przychodu do źródła opodatkowanego według skali podatkowej, wraz z koniecznością rozliczenia składki zdrowotnej, odsetek i ewentualnych sankcji.

Za relatywnie bezpieczniejsze uznaje się usługi specjalistyczne, które można jednoznacznie oddzielić od zarządzania spółką. Przykładem może być:

• architekt będący prezesem spółki, który wykonuje konkretne projekty architektoniczne,
• lekarz zasiadający w zarządzie podmiotu leczniczego, który udziela świadczeń zdrowotnych,
• programista będący członkiem zarządu, który tworzy określone oprogramowanie,
• inżynier wykonujący dokumentację techniczną niezależnie od swoich funkcji zarządczych.

W takich przypadkach konieczne jest rozdzielenie umów, obowiązków, sposobu raportowania oraz podstaw ustalania wynagrodzenia.

Dodatkowo: zwrot kosztów podróży członka zarządu

Poza pięcioma podstawowymi rozwiązaniami spółka może zwracać członkowi zarządu prawidłowo udokumentowane koszty podróży związanych z wykonywaniem obowiązków.

Rozliczenie może obejmować między innymi:

• diety,
• koszty przejazdów,
• koszty noclegów,
• opłaty parkingowe i autostradowe,
• ryczałty przewidziane w przepisach,
• zwrot kosztów używania prywatnego samochodu, jeżeli spełnione są właściwe warunki.

Do wysokości limitów przewidzianych w przepisach określone należności mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, a jednocześnie stanowić koszt spółki.

Podróż musi jednak pozostawać w bezpośrednim związku z działalnością i obowiązkami członka zarządu. Niezbędne są właściwe uchwały lub polecenia, ewidencja przebiegu, bilety, faktury oraz prawidłowe rozliczenie celu i trasy podróży.

A co ze spółką komandytową?

Usługi na rzecz spółki z o.o. mogą być świadczone nie tylko przez jednoosobową działalność wspólnika, lecz także przez inny podmiot, np. spółkę komandytową.

Takie rozwiązanie może być uzasadnione, gdy działalność usługowa wymaga zatrudniania pracowników, korzystania z podwykonawców albo ponoszenia wysokich kosztów. W przeciwieństwie do ryczałtu, przy opodatkowaniu dochodu możliwe jest uwzględnienie kosztów działalności.

Utworzenie dodatkowej spółki wyłącznie w celu wystawiania faktur nie gwarantuje jednak korzyści podatkowej. Trzeba uwzględnić CIT spółki komandytowej, opodatkowanie wypłat na rzecz wspólników, składki, koszty księgowości oraz przepisy dotyczące podmiotów powiązanych.

Klasyczny CIT a estoński CIT – to rozróżnienie ma znaczenie

Opisane sposoby wypłaty należy analizować inaczej w spółce rozliczającej klasyczny CIT, a inaczej w spółce korzystającej z estońskiego CIT.

W estońskim CIT świadczenie otrzymywane przez wspólnika lub podmiot powiązany może zostać uznane za ukryty zysk. Dotyczy to zwłaszcza świadczeń:

• związanych z prawem wspólnika do udziału w zysku,
• niepotrzebnych z perspektywy działalności spółki,
• pozbawionych gospodarczego uzasadnienia,
• wycenionych powyżej wartości rynkowej.

Nie oznacza to, że każda umowa ze wspólnikiem powoduje powstanie ukrytego zysku. Każdą wypłatę należy jednak przeanalizować pod względem jej charakteru, rynkowości i związku z działalnością operacyjną.

Jak bezpiecznie wypłacać pieniądze ze spółki z o.o.?

Nie istnieje jeden sposób odpowiedni dla każdej spółki. Najlepszy model najczęściej łączy kilka legalnych tytułów wypłaty, dopasowanych do rzeczywistej roli wspólnika oraz potrzeb przedsiębiorstwa.

Przed wdrożeniem rozliczeń warto sprawdzić:

• czy spółka stosuje klasyczny, czy estoński CIT,
• jakie czynności rzeczywiście wykonuje wspólnik,
• które obowiązki należą do zarządu,
• czy wynagrodzenie odpowiada warunkom rynkowym,
• czy wydatek może stanowić koszt podatkowy,
• czy powstaje obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych,
• jaka klasyfikacja PKWiU i stawka ryczałtu są właściwe,
• jakie dokumenty będą potrzebne podczas ewentualnej kontroli.

Konsultacja

Omówmy sposób wypłaty środków ze spółki

Podczas konsultacji przeanalizujemy sytuację Twojej spółki, ocenimy ryzyka podatkowe i korporacyjne oraz pomożemy wybrać bezpieczny sposób wypłaty środków.

Zapytaj o swoją sprawę