3 rzeczy, które muszą się znaleźć w Twojej procedurze antymobbingowej

Procedura antymobbingowa nie powinna być dokumentem, który po prostu „jest w firmie”. Po zmianach przepisów istotne będzie nie tylko to, czy pracodawca posiada odpowiednią regulację, ale również czy określa ona konkretne zasady działania i czy odpowiadają one rzeczywistym praktykom organizacji.

Nowe przepisy upraszczają definicję mobbingu, wskazują przykłady niepożądanych zachowań i wprowadzają wyższe zadośćuczynienie dla osób, które doświadczyły tego zjawiska. Na pracodawców nakładają natomiast obowiązek wdrożenia polityki antymobbingowej.

Nowelizacja ma wejść w życie 5 listopada 2026 r. Pracodawcy będą mieli sześć miesięcy na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu.

Dlatego już teraz warto sprawdzić, czy obecna procedura obejmuje wszystkie wymagane elementy. Nie należy czekać z jej przeglądem do ostatniej chwili. Tym bardziej że samo przygotowanie dokumentu to dopiero jeden element – równie ważne jest sprawdzenie, czy opisane w nim mechanizmy rzeczywiście funkcjonują w organizacji.

Nowy obowiązek pracodawców

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ma ustalać reguły, procedury oraz częstotliwość działań w następujących obszarach:

• przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika,
• przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu,
• przeciwdziałania dyskryminacji,
• przeciwdziałania mobbingowi.

Jeżeli takie reguły nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, powinny zostać ujęte w odrębnym regulaminie.

Co powinna obejmować prawidłowo przygotowana procedura?

1. Działania prewencyjne, czyli jak firma zapobiega mobbingowi

Pierwszym elementem procedury powinny być jasno określone działania prewencyjne. Ich celem jest ograniczenie ryzyka wystąpienia mobbingu, zanim pojawi się konkretne zgłoszenie.

Procedura powinna przede wszystkim wyjaśniać, jakie zachowania mogą stanowić mobbing, a jakie mieszczą się w granicach zgodnego z prawem zarządzania pracownikami.

2. Jasny sposób zgłaszania nieprawidłowości i reagowania na zgłoszenia

Drugi element to przejrzysta ścieżka zgłaszania zachowań, które mogą stanowić mobbing, oraz czytelne zasady ich rozpatrywania.

Pracownik powinien wiedzieć:

• gdzie i w jaki sposób może dokonać zgłoszenia,
• do kogo powinien je skierować,
• jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie,
• kto będzie zajmował się jego rozpatrzeniem,
• w jaki sposób zostanie przeprowadzone postępowanie wyjaśniające.

Wewnętrzna regulacja powinna być na tyle szczegółowa, aby pracownik wiedział, czego może oczekiwać po dokonaniu zgłoszenia, a pracodawca mógł wykazać, że podjął odpowiednie działania w celu wyjaśnienia sprawy.

3. Działania naprawcze i wsparcie dla osób dotkniętych mobbingiem

Procedura nie powinna kończyć się na przyjęciu zgłoszenia i ustaleniu przebiegu zdarzeń. Trzeci niezbędny element to zasady podejmowania działań naprawczych oraz udzielania wsparcia osobom dotkniętym mobbingiem.

Znaczenie ma również ochrona osoby zgłaszającej przed dalszymi niepożądanymi zachowaniami. Samo zakończenie postępowania wyjaśniającego nie oznacza, że sytuacja w zespole została trwale rozwiązana. Konieczne może być monitorowanie relacji w miejscu pracy oraz ocena skuteczności przyjętych rozwiązań.

Do kiedy pracodawcy muszą dostosować dokumenty?

Nowe przepisy wejdą w życie 5 listopada 2026 r. Pracodawcy będą mieli sześć miesięcy od dnia ich wejścia w życie na dostosowanie regulaminu pracy do nowych wymagań albo wydanie regulaminu określającego reguły, procedury i częstotliwość działań.

W praktyce oznacza to konieczność podjęcia decyzji, czy odpowiednie postanowienia zostaną:

• wprowadzone do obowiązującego regulaminu pracy,
• umieszczone w układzie zbiorowym pracy,
• ujęte w odrębnym regulaminie.

A co z pracodawcami zatrudniającymi mniej niż 10 pracowników?

Brak formalnego obowiązku posiadania regulaminu nie oznacza braku obowiązku przeciwdziałania mobbingowi.

Również mniejszy pracodawca powinien podejmować realne działania prewencyjne i reagować na otrzymywane informacje o niewłaściwych zachowaniach. Odpowiednia procedura może uporządkować sposób przyjmowania zgłoszeń, wyjaśniania zdarzeń i dokumentowania podjętych działań.

Podsumowanie

Zadaniem procedury antymobbingowej jest stworzenie jasnego i możliwego do zastosowania systemu, który obejmuje:

1. zapobieganie mobbingowi i informowanie pracowników o obowiązujących standardach,
2. bezpieczny sposób zgłaszania nieprawidłowości oraz przejrzyste zasady ich wyjaśniania,
3. działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

Przed wejściem w życie nowych regulacji warto zweryfikować, czy stosowane obecnie dokumenty rzeczywiście obejmują wszystkie wymagane obszary, określają częstotliwość działań oraz odpowiadają sposobowi funkcjonowania organizacji.